WhatsApp-Vorlagen: wann du sie brauchst, Freigabe und Beispiele

In 30 Sekunden

Du brauchst eine Vorlage, um als Erster zu schreiben. Über die offizielle WhatsApp-API kannst du 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden nur noch von Meta genehmigte Vorlagen senden.
Es gibt drei Kategorien. In Spanien kostet Marketing 0,0585 € pro zugestellter Nachricht, Utility und Authentifizierung 0,0166 €.
Utility ist nur, was nichts verkauft. Eine Terminerinnerung ist Utility. Hängst du ein Angebot an, genehmigt Meta sie als Marketing.
Meta entscheidet in höchstens 24 Stunden. Die häufigsten Ablehnungen kommen von falsch gesetzten Variablen ({{1}}, {{2}}…), von der Frage nach sensiblen Daten oder von Produkten, die die Richtlinie verbietet.
Eine genehmigte Vorlage kann sich ändern. Meta kann sie mit 1 Tag Vorlauf zu Marketing umstufen. Bei Beschwerden pausiert Meta sie 3 Stunden, dann 6, und beim dritten Mal wird sie deaktiviert.

Wann brauchst du eine WhatsApp-Vorlage?

Wenn du als Erster schreibst oder wenn seit der letzten Nachricht des Kunden mehr als 24 Stunden vergangen sind. Das ist eine Regel der offiziellen WhatsApp-API, die Tools für die Arbeit im Team nutzen.

Jede Nachricht und jeder Anruf des Kunden öffnet ein 24-Stunden-Fenster, und jede neue Nachricht setzt es zurück. Darin antwortest du, wie du willst: mit Text, Fotos, Dokumenten oder Sprachnachrichten. Außerhalb nur mit Vorlagen: vorab geschriebene Nachrichten mit Platzhaltern für Namen oder Datum, die Meta genehmigt, bevor du sie nutzt.

Situation	Brauchst du eine Vorlage?
Der Kunde hat dir vor 3 Stunden geschrieben	Nein: du antwortest mit freiem Text
Er hat vor 2 Tagen geschrieben, und du willst das Gespräch fortsetzen	Ja
An einen Termin morgen erinnern	Ja, eine Utility-Vorlage, außer er hat dir in den letzten 24 Stunden geschrieben
Eine Aktion an deine Kunden	Ja, eine Marketing-Vorlage
Ein Code für die Anmeldung auf deiner Website oder in deiner App	Ja, eine Authentifizierungs-Vorlage

Zwei Einschränkungen:

Die WhatsApp Business App hat keine Vorlagen. Auf dem Handy schreibst du jedem mit freiem Text, auch wenn die Nummer per Koexistenz mit der API verbunden ist. Was jede Variante kostet, steht im Leitfaden zu den WhatsApp-Preisen.
Eine Vorlage ersetzt keine Einwilligung. Die WhatsApp-Richtlinie verlangt, dass die Person dir ihre Nummer gegeben und zugestimmt hat, Nachrichten von dir zu erhalten. Diese Einwilligung muss dein Unternehmen nennen und dem Gesetz entsprechen.

Welche Kategorien von WhatsApp-Vorlagen gibt es?

Drei: Marketing, Utility und Authentifizierung. Du wählst sie beim Erstellen, Meta prüft, ob der Text passt, und die Kategorie bestimmt den Preis.

Kategorie	Wofür	Beispiel	Preis in Spanien
Marketing	Alles, was bewirbt oder einen Verkauf sucht: Angebote, Neuigkeiten, Verlängerungen, verlassene Warenkörbe, Glückwünsche	„Diese Woche 20 % auf das ganze Sortiment“	0,0585 €
Utility	Etwas Konkretes dieses Kunden, das nichts verkauft: seine Bestellung, sein Termin, eine Zahlung	„Wir erinnern dich an deinen Termin morgen um 10:00“	0,0166 €
Authentifizierung	Nur Einmalcodes	„482119 ist dein Bestätigungscode“	0,0166 €

Preis pro zugestellter Nachricht, ohne MwSt., ab dem 1. Oktober 2026, je nach Land der Empfängernummer. Ab diesem Datum kostet eine Utility-Vorlage auch innerhalb der 24 Stunden Geld; bisher war sie dort kostenlos.

Wie Meta entscheidet:

Utility braucht zwei Dinge zugleich: Sie bewirbt nichts, und sie betrifft etwas des Kunden selbst oder etwas, das er angefragt hat (seine Bestellung, sein Konto, sein Termin), oder sie ist wesentlich, wie eine Sicherheitswarnung.
Marketing ist alles andere. Auch Gemischtes, etwa ein Bestell-Update mit Rabatt, und Unklares, etwa eine Vorlage, die nur „Glückwunsch!“ sagt. Ein Produkt empfehlen oder um eine Verlängerung bitten ist Marketing, selbst wenn der Kunde danach gefragt hat.
Eine Zufriedenheitsumfrage ist nur Utility, wenn sie nach einer konkreten Bestellung oder einem konkreten Besuch fragt.
Authentifizierung wird aus der Vorlagenbibliothek von Meta erstellt, mit einem Button zum Kopieren oder automatischen Ausfüllen des Codes, und erlaubt keine Links, Fotos oder Emojis.

Wie wird eine Vorlage genehmigt, und warum wird sie abgelehnt?

Meta prüft jede Vorlage beim Erstellen und bei jeder Änderung, mit automatischen Systemen und manueller Prüfung. Die Entscheidung kommt in höchstens 24 Stunden, per E-Mail und im WhatsApp Manager. Senden lässt sich nur eine genehmigte Vorlage: Vorlagen in Prüfung, abgelehnte, pausierte, deaktivierte oder archivierte (12 Monate ungenutzt) gehen nicht raus.

Was sie erfüllen muss:

Name und Sprache. Der Name besteht aus Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstrichen (terminerinnerung). Meta übersetzt nichts: Jede Sprache ist eine eigene Vorlage mit eigener Prüfung.
Längen. Text mit höchstens 1.024 Zeichen. Optional: eine Kopfzeile (60 Zeichen, oder ein Foto, Video oder Dokument), eine Fußzeile mit 60 Zeichen und bis zu 10 Buttons mit 25 Zeichen.
Variablen fortlaufend nummeriert: {{1}}, {{2}}, {{3}}, ohne Lücken und ohne Zeichen wie # oder %. Der Text darf nicht mit einer Variablen beginnen oder enden, zwischen zwei Variablen muss Text stehen, und es dürfen nicht zu viele für die Länge der Nachricht sein.
Ein Beispiel für jede Variable, etwa „Ana“ oder „Donnerstag, 10. um 10:00“, damit der Prüfer sieht, wie sie aussieht.

Was Meta wegen des Inhalts ablehnt:

Vollständige sensible Daten erfragen: Karten-, Konto- oder Ausweisnummern. Die letzten 4 Ziffern sind erlaubt.
Den Kunden bedrohen, etwa mit rechtlichen Schritten.
Verkaufen, was die WhatsApp-Richtlinie verbietet: Waffen, Alkohol und Tabak, Arzneimittel, Medizin- und Gesundheitsprodukte, Glücksspiel um echtes Geld oder Kurzzeitkredite, unter anderem. Manches ist nur in bestimmten Ländern erlaubt.
Eine deiner Vorlagen duplizieren, mit gleichem Text und gleicher Fußzeile.

Der Grund kommt mit der Benachrichtigung:

Grund	Was meist dahintersteckt	Was tun
`INVALID_FORMAT`	Variablen falsch nummeriert, direkt nebeneinander, am Anfang oder am Ende	Korrigieren und neu einreichen
`INCORRECT_CATEGORY`	Der Text passt nicht zur gewählten Kategorie	Kategorie ändern oder das Verkaufende streichen
`PROMOTIONAL`, `ABUSIVE_CONTENT`, `SCAM`	Meta sieht einen Verstoß gegen seine Richtlinien	Umschreiben oder Einspruch einlegen

Eine abgelehnte Vorlage kannst du beliebig oft bearbeiten und neu einreichen, oder du legst im WhatsApp Manager Einspruch ein; Meta entscheidet in 24 Stunden. In BlueMarlin prüft der Vorlagen-Editor die Formatregeln, bevor die Vorlage an Meta geht, und sagt dir, was du korrigieren musst.

Kann Meta die Kategorie einer Vorlage ändern?

Ja, beim Erstellen und nach der Genehmigung. Fast immer von Utility zu Marketing, und in Spanien steigt damit jede Nachricht von 0,0166 € auf 0,0585 €.

Beim Erstellen. Seit dem 9. April 2025 gilt: Reichst du sie als Utility ein und Meta hält sie für Marketing, genehmigt Meta sie direkt als Marketing, statt sie abzulehnen.
Danach. Meta prüft die genutzten Vorlagen regelmäßig. Sollte eine Utility-Vorlage Marketing sein, bekommst du 1 Tag Vorlauf, dann wird sie umgestuft; sie bleibt genehmigt, wird aber als Marketing berechnet. Hätte sie Authentifizierung sein müssen, wird sie am 1. des Folgemonats abgelehnt.
Wie du davon erfährst. Per E-Mail an alle mit vollständiger Kontrolle über das WhatsApp-Business-Konto, im WhatsApp Manager und per Webhook.
Was du tun kannst. Innerhalb von 60 Tagen eine Überprüfung im Business Support Home, dem Support-Center von Meta, beantragen. Oder das Verkaufende streichen und die Vorlage neu erstellen: Die Kategorie einer genehmigten Vorlage lässt sich nicht bearbeiten.
Wenn es sich wiederholt. Wer Marketing immer wieder als Utility einstuft, verliert den Vorlauf, bekommt für mindestens 7 Tage eine Obergrenze für Utility-Nachrichten und, wenn es weitergeht, werden alle seine Utility-Vorlagen für 7 bis 30 Tage zu Marketing.

Beispiele für WhatsApp-Vorlagen nach Branche

Die Immobilien-Vorlagen stammen aus dem Immobilien-Paket von BlueMarlin, das sie auf Spanisch und Englisch mitbringt; hier sind sie übersetzt. Die erste der Klinik ist die, die sein Kalender erstellt. Die übrigen sind Beispiele, die für diesen Leitfaden nach den Regeln von Meta geschrieben wurden. Keine ist sicher genehmigt: Meta prüft jeden Text.

Klinik

Vorlage	Kategorie	Warum
„Hallo {{1}}, zur Erinnerung an deinen Termin: {{2}}. {{3}} Kannst du bestätigen, dass du kommst?“ Buttons „Bestätigen“ und „Stornieren“	Utility	Es geht um den eigenen Termin, und es wird nichts angeboten. {{3}} ist ein Satz wie „Ana kümmert sich um dich.“
„Hallo {{1}}, ab Oktober haben wir auch samstags vormittags geöffnet. Wenn dir das besser passt, antworte einfach und wir finden einen Termin.“	Marketing	Sie kündigt allen Patienten neue Öffnungszeiten an

Lass Behandlung und Anlass des Termins weg: Die WhatsApp-Richtlinie verbietet, Gesundheitsdaten zu senden, wo die geltenden Vorschriften es nicht erlauben. Tag, Uhrzeit und wer behandelt, reichen.

Immobilienbüro

Vorlage	Kategorie	Warum
„Hallo {{1}}, wir haben deine Anfrage zu {{2}} erhalten. Wir sehen sie uns gerade an und melden uns in Kürze mit den Details.“	Utility	Sie beantwortet eine Anfrage der Person
„Hallo {{1}}, gerade ist eine Immobilie hereingekommen, die zu deiner Suche in {{2}} passt. Ich kann dir die Fotos und Details schicken, wann du willst.“	Marketing	Sie empfiehlt ein Produkt. Meta führt einen fast gleichen Fall, ein Auto passend zu einer gespeicherten Suche, als Marketing
„Hallo {{1}}, danke, dass du dir heute die Wohnung angesehen hast. Ich würde gern wissen, wie sie dir gefallen hat und ob du etwas Ähnliches sehen möchtest.“	Marketing	Nach der Besichtigung fragen wäre Utility; „etwas Ähnliches“ anzubieten macht sie gemischt

Akademie

Vorlage	Kategorie	Warum
„Hallo {{1}}, zur Erinnerung: Die Gebühr für {{2}} wird am {{3}} von dem Konto abgebucht, das du uns genannt hast. Falls sich etwas geändert hat, antworte auf diese Nachricht.“	Utility	Sie kündigt eine Zahlung für etwas Gebuchtes an, ohne nach der Kontonummer zu fragen
„Hallo {{1}}, die Anmeldung für die Intensivkurse in {{2}} im Januar ist offen. Wenn du Interesse hast, antworte und wir schicken dir Zeiten und Preise.“	Marketing	Sie bewirbt einen neuen Kurs

Geschäft

Vorlage	Kategorie	Warum
„Hallo {{1}}, deine Bestellung {{2}} liegt zur Abholung bereit. Wir halten sie bis {{3}} für dich zurück, von 10:00 bis 20:00.“	Utility	Sie informiert über eine konkrete Bestellung
„Hallo {{1}}, deine Bestellung {{2}} ist fertig. Und als Kunde bekommst du 10 % auf deinen nächsten Einkauf.“	Marketing	Der typische Fehler: Bestell-Update mit Rabatt ist gemischter Inhalt
„Hallo {{1}}, diese Woche bekommst du mit dem Code {{2}} 15 % auf die Herbstkollektion. Gültig bis Sonntag.“ Button „Kein Interesse“	Marketing	Eine Aktion, mit einem Button zum Abmelden

Marketing-Vorlagen: warum sie pausiert werden und wie viele jeder Kunde bekommt

Meta pausiert eine Vorlage, wenn ihre Qualität auf niedrig fällt, weil viele Kunden sie blockieren, melden oder nicht lesen. Die Obergrenze für Marketing-Nachrichten pro Person gilt dagegen heute nicht für eine spanische Nummer.

Qualität und Pausen. Jede genehmigte Vorlage hat eine Qualität: ausstehend, hoch, mittel oder niedrig. Bei niedrig pausiert Meta sie beim ersten Mal 3 Stunden, beim zweiten 6, und beim dritten Mal wird sie deaktiviert. Pausiert wird sie nicht gesendet, aber auch nicht berechnet und nicht auf deine Limits angerechnet. Fallen deine Vorlagen immer wieder auf niedrig, kann das am Ende die Nummer treffen.
Gestaffelter Versand. Eine neue Vorlage kann zuerst nur an einen Teil der Empfänger gehen: Meta hält den Rest zurück, bis sich zeigt, wie die Leute reagieren, mit dem Ziel, sie innerhalb einer Stunde zuzustellen.
Limit pro Person. WhatsApp kann begrenzen, wie viele Marketing-Vorlagen eine Person erhält, je nachdem, wie viel sie davon liest. Früher nahm Meta Europa aus, aber die aktuelle Seite (aktualisiert am 17. Juni 2026) nennt keine Länderausnahme mehr. Hat eine Person ihr Limit erreicht, schlägt der Versand mit Fehler 131049 fehl.
USA. WhatsApp stellt keine Marketing-Vorlagen an US-Nummern zu.
Abmeldung. Jede Person kann dein Marketing in WhatsApp abbestellen; danach schlägt der Versand mit Fehler 131050 fehl.

Außerdem hat jede Nummer eine Obergrenze für Vorlagen außerhalb des Fensters: Das erklären wir im Leitfaden zu den WhatsApp-Limits.

In Spanien kommt das LSSI hinzu, das spanische Gesetz über den elektronischen Geschäftsverkehr. Sein Artikel 21 verbietet Werbung per E-Mail „oder ein gleichwertiges elektronisches Kommunikationsmittel“, die nicht vorher angefordert oder erlaubt wurde, außer an Kunden, denen du ähnliche Produkte anbietest wie die, die sie schon gekauft haben. Und in jeder Nachricht müssen sie einfach und kostenlos widersprechen können: Ein Button „Kein Interesse“ ist der einfachste Weg dafür.

Häufige Fragen

Wie lange braucht Meta, um eine WhatsApp-Vorlage zu genehmigen?

Bis zu 24 Stunden, laut Meta. Lehnt Meta sie ab, kannst du sie beliebig oft korrigieren und neu einreichen oder im WhatsApp Manager Einspruch einlegen; auch darüber wird in 24 Stunden entschieden.

Wie viele WhatsApp-Vorlagen kann ich haben?

250 pro WhatsApp-Business-Konto, wenn dein Unternehmen bei Meta nicht verifiziert ist. Ist es verifiziert und hat eine Nummer mit genehmigtem Anzeigenamen, 6.000 pro Konto. Jede Sprache zählt als eine Vorlage, und du kannst höchstens 100 pro Stunde erstellen.

Warum hat Meta meine Utility-Vorlage zu Marketing umgestuft?

Weil der Text etwas bewirbt, ein Update mit einem Angebot mischt oder nicht klar sagt, worum es geht. Meta genehmigt sie als Marketing, und in Spanien kostet jede Nachricht dann 0,0585 € statt 0,0166 €. Du kannst innerhalb von 60 Tagen eine Überprüfung beantragen oder sie ohne den verkaufenden Teil neu schreiben.

Brauche ich Vorlagen, wenn ich die WhatsApp Business App nutze?

Nein. In der App auf dem Handy schreibst du jedem mit freiem Text und ohne Kosten pro Nachricht. Vorlagen gehören zur offiziellen API, die Team-Tools und automatische Benachrichtigungen nutzen.

Kann ich eine genehmigte Vorlage bearbeiten?

Ja, einmal alle 24 Stunden und bis zu 10-mal in 30 Tagen. Sie geht wieder in die Prüfung, und die Kategorie lässt sich nicht ändern. Löschst du sie, kannst du ihren Namen 30 Tage lang nicht wiederverwenden.

Quellen

Alles oben wurde am 30. September 2026 anhand der offiziellen Dokumentation von Meta und WhatsApp sowie des spanischen Gesetzblatts (BOE) geprüft:

Template fundamentals: Vorlagen außerhalb des Fensters, Namen, Sprachen, Status, 100 pro Stunde, 250 oder 6.000 pro Konto, Archivierung.
Template categorization: die drei Kategorien, die Beispiele von Meta, Umstufungen und ihre Benachrichtigungen, die 60 Tage und die Sanktionen.
Template review: Prüfung in 24 Stunden, Variablen-Beispiele, Ablehnungsgründe, Duplikate und Einsprüche.
Template components: Längen von Kopfzeile, Text, Fußzeile und Buttons.
Template management: Grenzen beim Bearbeiten und Löschen.
message_template_status_update: die Ablehnungscodes und direkt nebeneinander stehende Variablen.
Template pausing, Template quality rating und Template pacing: Qualität, Pausen von 3 und 6 Stunden, Deaktivierung und gestaffelter Versand.
Per-user marketing template message limits: das Limit pro Person, die USA und Fehler 131049.
Marketing templates: Abmeldung vom Marketing und Fehler 131050.
Customer service windows und Onboard WhatsApp Business app users: das 24-Stunden-Fenster und dass Nachrichten aus der App es nicht brauchen.
WhatsApp Business Messaging Policy und Get opt-in for WhatsApp: vorherige Einwilligung, sensible Daten, Gesundheitsdaten und verbotene Produkte.
Pricing on the WhatsApp Business Platform und Pricing for non-template messages: Abrechnung pro zugestellter Nachricht nach Kategorie und Land, und kostenpflichtiges Utility innerhalb des Fensters ab dem 1. Oktober 2026. Die Tarife für Spanien aus der Euro-Tabelle von Meta stehen im Leitfaden zu den Preisen.
Gesetz 34/2002 (LSSI), Artikel 21: Einwilligung für Werbung über elektronische Mittel.

Änderungsverlauf

30. September 2026: erste Fassung.

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