Automatische Antwort in WhatsApp Business: App oder API

In 30 Sekunden

• Die WhatsApp-Business-App hat drei kostenlose Automatiken: Begrüßungsnachricht, Abwesenheitsnachricht mit Zeitplan und bis zu 50 Schnellantworten. Alles liegt im Tab Tools.
• Die Begrüßung geht einmal pro Kunde raus: bei seiner ersten Nachricht oder wenn er nach 14 Tagen Inaktivität wieder schreibt. Dein Handy muss online sein.
• Die App kann keine Menüs mit Buttons und keine Erinnerung an jeden einzelnen Kunden. Sie antwortet auch nicht je nachdem, was jemand schreibt: Schnellantworten wählst du selbst aus.
• Die offizielle API kann das: bis zu 3 Antwort-Buttons, Listen mit bis zu 10 Optionen, einen Link-Button und Formulare (WhatsApp Flows). Buttons, Listen und Links gehen nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden.
• Wer zuerst schreiben will, braucht eine von Meta genehmigte Vorlage. Eine Terminerinnerung ist eine Utility-Vorlage: in Spanien 0,0166 € pro zugestellter Nachricht.

Welche automatischen Nachrichten hat die kostenlose WhatsApp-Business-App?

Drei Automatiken und eine Möglichkeit, Chats zu sortieren. Sie liegen im Tab Tools der App und kosten nichts.

So richtest du die Begrüßungsnachricht ein. Tools → Begrüßungsnachricht. Aktiviere „Begrüßungsnachricht senden“, schreib den Text und wähle die Empfänger*innen. Zur Wahl stehen: alle, alle außer deinen Kontakten, alle außer bestimmten Personen oder nur bestimmte Personen.

So richtest du die Abwesenheitsnachricht mit Zeitplan ein. Tools → Abwesenheitsnachricht. Aktiviere „Abwesenheitsnachricht senden“ und tippe auf „Zeitplan“. Es gibt drei Optionen: „Immer senden“, „Eigener Zeitplan“ und „Außerhalb der Geschäftszeiten“. Die letzte erscheint nur, wenn deine Geschäftszeiten im Unternehmensprofil stehen. Die Empfänger*innen wählst du wie bei der Begrüßung.

So legst du Schnellantworten an. Tools → Schnellantworten → „+“. Jede hat einen Text, auch mit Foto oder Video, und ein Kürzel. Im Chat tippst du „/“ und wählst aus. Die App legt außerdem ein paar Standardantworten mit den Öffnungszeiten und der Adresse aus deinem Profil an. Schnellantworten mit Foto oder Video funktionieren nicht in WhatsApp Web und Desktop.

Gut zu wissen:

• Dein Handy braucht Internet. Laut WhatsApp-Hilfe gehen Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten nur raus, wenn das Gerät online ist.
• Die Begrüßungsnachricht schaltet sich ab, wenn du Meta Business Agent aktivierst, die KI von Meta in der App.
• Labels werden zu „Listen“. WhatsApp führt sie nach und nach ein, die Grenze bleibt bei 20.

Für ein Geschäft mit einer Person am Handy und ein paar Dutzend Chats am Tag reicht das oft.

Was kann die App nicht?

Die App schickt einen festen Text; sie führt kein Gespräch. Das kann sie nicht:

• Menüs mit Buttons oder Auswahllisten. Begrüßung und Abwesenheitsnachricht sind reiner Text. Der Kunde kann nicht auf „Termin buchen“ oder „Preise“ tippen.
• Je nach Nachricht des Kunden antworten. Regeln wie „fragt jemand nach Preisen, schick die Preisliste“ gibt es nicht. Jede Schnellantwort wählst du selbst.
• Eine Erinnerung an jeden einzelnen Kunden. Planen kann die App einen Unternehmens-Broadcast: dieselbe Nachricht an eine Kontaktliste, zu einem Datum und einer Uhrzeit. Er kostet pro zugestellter Nachricht, ist nur in einigen Ländern verfügbar, und dein Handy muss zu dieser Zeit online sein. Jeden Patienten 24 Stunden vor seinem eigenen Termin zu erinnern, geht damit nicht.
• Wissen, wer morgen einen Termin hat. Deine Termine stehen in deinem Kalender, nicht in WhatsApp. Um beides zusammenzubringen, braucht es ein Tool, das mit der API verbunden ist.
• Chats im Team aufteilen. Ein Handy und bis zu 4 verknüpfte Geräte sehen alle dieselben Chats. Mehr dazu in WhatsApp Business mit mehreren Nutzern.

Und die KI? Meta hat einen eigenen Agenten für die App, Meta Business Agent. Bisher bietet Meta ihn nur in einigen Ländern und für ausgewählte Unternehmen an.

Was bietet die WhatsApp-API?

Die offizielle WhatsApp-API nutzen Kundenservice-Tools. Sie erlaubt interaktive Nachrichten und Automatiken, die zu deinem Geschäft passen. Das sind die genauen Grenzen, die Meta veröffentlicht:

Drei Regeln bestimmen alles:

• Das 24-Stunden-Fenster. Jede Nachricht des Kunden öffnet ein Fenster von 24 Stunden, jede neue startet es neu. Darin kannst du freien Text, Buttons, Listen und Links senden. Außerhalb nur genehmigte Vorlagen.
• Die Einwilligung des Kunden. Meta verlangt, dass die Person zugestimmt hat, Nachrichten von deinem Unternehmen zu bekommen, bevor du ihr schreibst.
• Der Preis. Ab dem 1. Oktober 2026 hat jede Nummer 1.000 kostenlose Antworten pro Monat innerhalb des Fensters. Danach kostet jede in Spanien 0,0166 €. Eine Utility-Vorlage kostet 0,0166 €, eine Marketing-Vorlage 0,0585 €. Die Details stehen in Was WhatsApp kostet, und wie eine Vorlage genehmigt wird, in WhatsApp-Vorlagen.

Die API hat keinen Schalter für eine „Abwesenheitsnachricht“: Geschäftszeiten, Begrüßung und Antworten kommen von dem Tool, das du nutzt. Ein Team-Posteingang wie BlueMarlin hat Geschäftszeiten mit einer Nachricht außerhalb der Öffnungszeiten, Schnellantworten für das ganze Team und einen KI-Agenten. Was so ein Agent kann und was Metas Richtlinie erlaubt, steht in Ein KI-Agent für WhatsApp.

So funktioniert eine automatische Terminerinnerung, Schritt für Schritt

Eine Terminerinnerung ist eine Utility-Vorlage mit Schnellantwort-Buttons. So läuft sie ab:

1. Du legst die Vorlage einmal an. Zum Beispiel: „Hallo {{1}}, zur Erinnerung an deinen Termin: {{2}}. Kannst du bestätigen, dass du kommst?“, mit zwei Buttons, „Bestätigen“ und „Termin ändern“. Meta prüft sie, bevor du sie nutzen kannst. Wenn der Text etwas verkauft, stuft Meta sie als Marketing ein, und das ist teurer.
2. Das Tool schickt sie von selbst an jeden Kunden, mit seinem Namen und seiner Uhrzeit, so viele Stunden vor dem Termin, wie du festlegst. In Spanien kostet das 0,0166 € pro zugestellter Erinnerung: 200 Erinnerungen im Monat sind 3,32 €.
3. Der Kunde tippt auf einen Button. Damit schickt er dir eine Nachricht mit dem Text des Buttons, und das öffnet das 24-Stunden-Fenster. Das Tool weiß, welcher Button getippt wurde, und markiert den Termin als bestätigt.
4. Will er ihn ändern, geht das Gespräch im Fenster weiter. Du kannst ihm eine Liste mit den nächsten freien Terminen schicken, bis zu 10, oder eine Person oder die KI antworten lassen. Diese Antworten zählen zu den 1.000 kostenlosen im Monat.
5. Antwortet er nicht, öffnet sich kein Fenster. Um ihm wieder zu schreiben, brauchst du eine weitere Vorlage.

In BlueMarlin kommen die Erinnerungen direkt aus dem Kalender: Sie gehen von selbst raus, und der Termin wird als bestätigt oder abgesagt markiert, sobald der Kunde auf den Button tippt.

App und API im Vergleich

Häufige Fragen

Wie richte ich eine automatische Antwort in WhatsApp Business ein?

In der App gehst du auf Tools → Begrüßungsnachricht (für die erste Nachricht) oder Abwesenheitsnachricht (für die Zeit, in der du nicht erreichbar bist). Aktivieren, Text schreiben, Empfänger*innen wählen. Bei der Abwesenheitsnachricht schickt sie „Zeitplan“ → „Außerhalb der Geschäftszeiten“ nur, wenn geschlossen ist, sofern deine Zeiten im Unternehmensprofil stehen.

Gibt es automatische Antworten mit Auswahlmöglichkeiten oder Buttons?

In der App nicht: Begrüßung und Abwesenheitsnachricht sind reiner Text. Mit der API schon: bis zu 3 Antwort-Buttons oder eine Liste mit bis zu 10 Optionen, innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kunden. Dafür brauchst du ein Tool, das mit der offiziellen API verbunden ist.

Wie plane ich Nachrichten in WhatsApp Business?

Die App plant zwei Dinge: die Abwesenheitsnachricht, nach Geschäftszeiten, und Unternehmens-Broadcasts. Die schicken dieselbe Nachricht an eine Liste, kosten Geld und sind nur in einigen Ländern verfügbar. Für eine eigene Nachricht an jeden Kunden, etwa eine Erinnerung mit seiner Uhrzeit, brauchst du die API und eine genehmigte Vorlage. In Spanien kostet eine Utility-Vorlage 0,0166 €.

Geht die Begrüßungsnachricht jedes Mal raus, wenn mir jemand schreibt?

Nein. Sie geht raus, wenn dir ein Kunde zum ersten Mal schreibt und wenn er nach 14 Tagen Inaktivität im Chat wieder schreibt. Wer dir vor einer Woche geschrieben hat, bekommt sie nicht.

Kann ich automatische Nachrichten an jemanden schicken, der mir nicht geschrieben hat?

Über die API nur mit einer von Meta genehmigten Vorlage und mit der Einwilligung des Kunden. In Spanien kosten Utility-Vorlagen (Erinnerungen, Hinweise) 0,0166 € und Marketing-Vorlagen 0,0585 €. Mit der App nur von Hand oder mit einem geplanten Unternehmens-Broadcast, der Geld kostet.

Verliere ich Begrüßung und Abwesenheitsnachricht, wenn ich meine Nummer mit der API verbinde?

Nicht mit Koexistenz, also derselben Nummer in der App und auf der API. Laut Meta bleiben Begrüßungs- und Abwesenheitsnachricht, Schnellantworten und Labels in der App unverändert, die API nutzt sie aber nicht. Richte dieselbe Begrüßung nicht in der App und im Tool ein, sonst bekommt der Kunde sie doppelt.

Quellen

Alles oben wurde am 30. September 2026 im WhatsApp-Hilfebereich und in der offiziellen Dokumentation von Meta geprüft:

• Begrüßungsnachrichten verwenden: wann sie rausgeht (erste Nachricht oder nach 14 Tagen), Empfänger*innen, Internetverbindung und dass sie sich mit Meta Business Agent abschaltet.
• Abwesenheitsnachrichten verwenden: die drei Zeitplan-Optionen und die Empfänger*innen.
• Schnellantworten benutzen: die Grenze von 50, das Kürzel „/“, Standardantworten und Medien in WhatsApp Web.
• Labels benutzen und Listen verwenden: bis zu 20 Labels oder Listen.
• Unternehmens-Broadcasts erstellen und senden: geplante Broadcasts, kostenpflichtig und in einigen Ländern verfügbar.
• Meta Business Agent einrichten: Metas KI in der App, nur in einigen Ländern.
• Interactive reply buttons messages: bis zu 3 Buttons mit 20 Zeichen und ein Text mit 1.024 Zeichen.
• Interactive list messages: 10 Zeilen, 10 Abschnitte und ihre Zeichengrenzen.
• Interactive CTA URL button messages: der Link-Button.
• Conversational components: die Gesprächseinstiege.
• WhatsApp Flows und Sending a Flow: unterstützte Geräte, Verifizierung des Unternehmens und wie Flows gesendet werden.
• Template components und Utility templates: die Buttons in Vorlagen und die Umstufung zu Marketing.
• Customer service windows: das 24-Stunden-Fenster und was darin gesendet werden kann.
• Get opt-in for WhatsApp: die Einwilligung des Kunden.
• Pricing on the WhatsApp Business Platform: die 1.000 kostenlosen Antworten pro Monat und die Tarife für Spanien ab dem 1. Oktober 2026.
• Onboard WhatsApp Business app users: Koexistenz und die 4 verknüpften Geräte.

Änderungsverlauf

• 30. September 2026: erste Version.