WhatsApp Business con più utenti: cosa permette l’app

In 30 secondi

• Sì, più persone possono usare lo stesso WhatsApp Business gratis: il telefono principale e fino a 4 dispositivi collegati alla volta (WhatsApp Web, l’app desktop, un tablet Android o un altro telefono).
• Tutti vedono e rispondono alle stesse chat. L’app gratuita non assegna le chat e non dice chi ha inviato ogni messaggio. Due persone possono rispondere allo stesso cliente senza saperlo.
• Tutto dipende dal telefono principale. È lui a collegare i dispositivi. Se resta più di 14 giorni inutilizzato, tutti i dispositivi vengono disconnessi.
• Meta One, l’abbonamento a pagamento di Meta, alza il limite fino a 10 dispositivi e aggiunge l’assegnazione delle chat. Superare i 4 costa da 49,99 USD al mese per numero, e non è ancora disponibile in tutti i paesi.
• Con l’API ufficiale non ci sono dispositivi da contare. Il team risponde da uno strumento, ed è lo strumento a decidere quante persone possono entrare. Con la coesistenza, il telefono continua a funzionare con lo stesso numero.

Più persone possono usare lo stesso WhatsApp Business?

Sì. L’app WhatsApp Business, che si scarica gratis, permette di usare un account su un telefono e fino a quattro dispositivi collegati alla volta. Ogni dispositivo può usarlo una persona diversa. Così un team di massimo cinque persone può gestire lo stesso numero senza pagare nulla.

Come funziona:

• Cosa si può collegare: WhatsApp Web nel browser, WhatsApp per desktop, un tablet Android o un altro telefono come telefono secondario.
• Si collega dal telefono principale, con un codice QR. Quel telefono registra l’account, e solo da lì si aggiungono dispositivi.
• I dispositivi collegati funzionano anche a telefono spento, ma vengono disconnessi se il telefono principale resta più di 14 giorni inutilizzato. Un dispositivo inattivo da 30 giorni viene scollegato in automatico.
• Ogni dispositivo può avere un nome, per esempio quello di chi lo usa.
• Le note private su ogni cliente si vedono su tutti i dispositivi.
• Solo dal telefono puoi creare o vedere liste broadcast, condividere la posizione in tempo reale e pubblicare uno stato.

Per un piccolo team che si divide i clienti a voce, di solito basta.

Cosa non funziona quando il team cresce?

Il problema non è il numero di dispositivi. È che tutto il team condivide un’unica casella, senza regole:

• Due persone rispondono nella stessa chat. Tutti vedono le stesse chat e l’app gratuita non ne assegna nessuna. Due persone possono rispondere allo stesso cliente. O nessuna, perché ognuna pensa che se ne occupi l’altra.
• Nessuno sa chi ha scritto cosa. Senza la funzione per più operatori, che è a pagamento, l’app non dice chi ha inviato ogni messaggio. Se un cliente si lamenta di una risposta, non saprai chi l’ha data.
• Non c’è posto per la quinta persona. Con quattro dispositivi collegati, per far entrare qualcuno bisogna scollegarne un altro.
• Una nota per cliente non è una conversazione di team. La nota e le etichette servono ad appuntare dati. Per passare un caso a un collega, con il suo contesto, non bastano.
• Tutto poggia su un telefono. Se il telefono principale si perde, i dispositivi reggono al massimo 14 giorni. E senza di lui non se ne collega nessuno nuovo.

Promemoria e risposte che partono da sole sono un altro tema: vedi la guida ai messaggi automatici.

Le opzioni in una tabella

Ci sono quattro modi in cui un team può gestire un numero WhatsApp aziendale:

L’app con Meta One. Meta One è l’abbonamento a pagamento annunciato da Meta il 15 settembre 2026. Porta la funzione per più operatori: fino a 10 dispositivi, assegnare ogni chat a una persona e vedere chi ha inviato ogni messaggio. Il cliente non vede niente di tutto questo. Cose da sapere:

• Dispositivi per piano. Nella pagina dei piani di Meta, Essential resta a 4, Advanced arriva a 6, Expert a 8 e Max a 10. L’assistenza di WhatsApp indica «più dispositivi collegati» già in Essential. Conta quello che l’app ti mostra prima di pagare.
• Disponibilità. Meta l’ha annunciato in tutto il mondo, ma la sua assistenza dice che è ancora in fase di test limitata. Se nell’app non lo vedi in Strumenti > Abbonamenti, non ce l’hai ancora.
• Chiamate. Con più di 4 dispositivi collegati, le chiamate squillano solo sul telefono principale.
• Se annulli, restano collegati solo i 4 dispositivi usati più di recente.
• Meta Verified, l’abbonamento precedente, alza il limite anche nei suoi piani superiori: 6, 8 o 10 dispositivi.

L’API con un numero dedicato. Il numero si collega alla piattaforma ufficiale di WhatsApp (l’API) e il team risponde da uno strumento. Per esempio una casella di team come BlueMarlin, che assegna ogni chat, conserva note interne e fa lavorare più persone insieme. L’API non conta dispositivi né postazioni: la usa un software. Meta limita invece la velocità: 80 messaggi al secondo per numero. In cambio, il numero smette di funzionare nell’app di WhatsApp. E per scrivere a chi non ti ha scritto nelle ultime 24 ore serve un modello approvato da Meta, che si paga.

L’API con coesistenza. Colleghi a uno strumento il numero che già usi nell’app WhatsApp Business, e tutti e due continuano a funzionare. I messaggi di ogni chat compaiono in entrambi i posti. Tre dettagli:

• Al collegamento, l’app scollega tutti i dispositivi. Puoi ricollegarne fino a quattro, tranne l’app WhatsApp per Windows e Wear OS. Su Windows, WhatsApp Web nel browser funziona.
• La velocità è fissa a 20 messaggi al secondo, cioè 72.000 all’ora. Una piccola impresa non se ne accorge.
• Il telefono va usato. Se l’app resta circa 14 giorni senza essere aperta, Meta scollega il numero dall’API. I gruppi restano solo sul telefono.

Cosa si sincronizza e cosa cambia sul telefono: la guida alla coesistenza.

Quanto costa ogni opzione?

• L’app WhatsApp Business: gratis, compresi i messaggi che invii da lì.
• Meta One: da 14,99 USD al mese per numero, e da 49,99 USD per superare i 4 dispositivi. Si paga con Google Play o con l’App Store e si rinnova ogni mese. Meta avverte che prezzi e piani cambiano da paese a paese: il tuo lo vedi nell’app prima di pagare.
• L’API, con numero dedicato o con coesistenza: lo strumento e, in più, quello che Meta fa pagare per messaggio. Dal 1° ottobre 2026, Meta dà 1.000 risposte gratis al mese per numero entro le 24 ore. Dopo, ogni risposta si paga: in Spagna, per esempio, 0,0166 €. Scrivere per primo richiede un modello, che si paga a parte. Con la coesistenza, quello che invii dal telefono resta gratis.
• Lo strumento: ognuno ha le sue tariffe. Controlla se fa pagare per utente, perché in un team è la voce che pesa di più. BlueMarlin include gli utenti nel piano: 5 in Starter (49 € al mese) e 10 in Business (99 € al mese), IVA esclusa (prezzi al 30 settembre 2026).

Un esempio: un team di 6 persone che risponde a 3.000 messaggi al mese, con le tariffe della Spagna (in Italia la tariffa è più alta).

Con l’API va aggiunto lo strumento. Le tariffe di ogni paese e un calcolatore: la guida quanto costa WhatsApp.

Quale opzione fa per te?

• Siete al massimo cinque, e ognuno sa quali clienti segue: basta l’app gratuita.
• Siete di più, o dovete assegnare le chat senza uscire dall’app: Meta One, se ti compare.
• Vi servono assegnazione, note interne, promemoria automatici o più numeri in un’unica casella: una casella di team sull’API. Con la coesistenza se volete tenere il telefono. Con un numero dedicato se non vi serve più.

I tetti a messaggi, contatti e invii, nell’app e nell’API, sono nella guida ai limiti di WhatsApp Business.

Domande frequenti

Posso usare WhatsApp Business su più computer contemporaneamente?

Sì. Ogni computer con WhatsApp Web o con l’app desktop conta come un dispositivo collegato. Puoi averne fino a quattro alla volta, più il telefono. Funzionano anche a telefono spento, purché venga usato almeno una volta ogni 14 giorni. Con Meta One il limite sale fino a 10, secondo il piano.

WhatsApp Business può avere più amministratori?

Nell’app decide chi ha il telefono principale: con quello si registra l’account e si collegano o scollegano i dispositivi. Gli altri entrano dai dispositivi collegati e vedono le stesse chat. Con l’API, il numero appartiene all’account aziendale su Meta, che può avere più amministratori. E lo strumento di assistenza ha i suoi permessi.

Cosa succede se il telefono principale si spegne o si perde?

I dispositivi collegati continuano a funzionare senza di lui, ma vengono disconnessi se resta più di 14 giorni inutilizzato. Non si possono nemmeno collegare dispositivi nuovi. Con la coesistenza, se l’app del telefono resta circa 14 giorni senza essere aperta, Meta scollega il numero dall’API. Con un numero dedicato all’API, il telefono non conta più.

Il cliente vede quale persona gli risponde?

No. Con la funzione per più operatori, l’app registra quale persona e quale dispositivo ha inviato ogni messaggio. Secondo WhatsApp, però, il cliente non vede chi gli ha scritto, da quale dispositivo né a chi è stata assegnata la sua chat. Per lui, tutto arriva dallo stesso numero.

Posso avere lo stesso WhatsApp Business su due telefoni?

Sì. Un secondo telefono si può collegare come telefono secondario e conta come uno dei quattro dispositivi. Il telefono principale resta quello che registra l’account e collega gli altri.

E se ogni commerciale usa il proprio numero?

Allora ogni numero è un account a sé, con il suo telefono e i suoi dispositivi, e l’azienda non ha quelle conversazioni in nessun posto comune. Per riunirle serve uno strumento sull’API. In BlueMarlin ogni commerciale può collegare il suo numero come «linea personale», con la coesistenza. Continua a rispondere dal telefono, i suoi clienti entrano nelle schede dell’azienda e i messaggi li legge solo lui.

Fonti

Tutto quanto sopra è stato verificato il 30 settembre 2026 nell’assistenza ufficiale di WhatsApp e nella documentazione di Meta:

• Informazioni sui dispositivi collegati nell’app WhatsApp Business: fino a 4 dispositivi collegati e un telefono alla volta, cosa si può collegare, disconnessione dopo 14 giorni senza usare il telefono, scollegamento dopo 30 giorni di inattività e cosa non funziona sui dispositivi collegati.
• Informazioni sulla funzione per più operatori: 4 dispositivi senza la funzione e fino a 10 con la funzione, nome dei dispositivi, assegnazione delle chat, chi ha inviato ogni messaggio, cosa vede il cliente, chiamate con più di 4 dispositivi e cosa succede se annulli.
• Come usare le note: note private su ogni cliente, visibili su tutti i dispositivi collegati.
• Funzioni per le aziende: l’app WhatsApp Business si scarica gratis.
• Informazioni sui programmi di Meta One: piani per le aziende, «più dispositivi collegati» con assegnazione delle chat, test limitato e disponibilità per paese.
• Informazioni su fatturazione e pagamenti di Meta One: pagamento con Google Play o App Store e rinnovo mensile.
• Piani Meta One, scheda Business: prezzo per numero e dispositivi collegati di ogni piano, in dollari USA.
• Introducing Meta One, 15 settembre 2026: lancio, prezzi di partenza e avviso che variano per paese.
• Informazioni su Meta Verified per le aziende su WhatsApp: dispositivi collegati di ogni piano Meta Verified.
• Onboard WhatsApp Business app users: coesistenza; dispositivi supportati, velocità fissa di 20 messaggi al secondo, gruppi, scollegamento per inattività del telefono e gratuità di ciò che si invia dall’app.
• Throughput: 80 messaggi al secondo per numero sull’API; 20 con la coesistenza.
• Business phone numbers: un numero registrato sull’API non si può usare nell’app di WhatsApp; amministratori dell’account aziendale.
• About the WhatsApp Business Platform: l’API la usa un software, e fuori dalle 24 ore si possono inviare solo modelli.
• Pricing on the WhatsApp Business Platform, pagina aggiornata il 28 settembre 2026: 1.000 risposte gratis al mese per numero dal 1° ottobre 2026 e la tariffa della Spagna.

Cronologia delle modifiche

• 30 settembre 2026: prima versione.